Un(e) Office Manager

  • CDD, 3 mois
  • Temps plein
  • Entre 35K€ et 40K€ brut/an
  • Au moins 2 ans d'expérience
  • BTS, Bac+2
  • Fonctions Support

Mission

Le poste et ses missions

Sous la responsabilité de la Direction Générale, vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes :

Comptabilité / facturation :

Fournisseurs

  • Centralisation de la réception des factures auprès du service comptabilité
  • Préparation et vérification des factures à régler

Clients

  • Emission des factures clients
  • Suivi des factures impayées, relances et gestion du recouvrement.
  • Gestion documentaire des clients
  • Création des clients, missions et des factures clients via notre ERP
  • Assurer le lien avec le service comptabilité

Banques

  • Intégrations bancaires quotidiennes des règlements émis
  • Cash Management

Services généraux et QVT

  • Assurer la sécurité et le confort de nos collaborateurs ainsi que des espaces/ outils de travail
  • Participation à la négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs (nettoyage, maintenance, téléphonie, Internet etc..)
  • Supervision de l’entretien des locaux
  • Gestion des commandes des fournitures et équipement des locaux
  • Accueil des visiteurs
  • Accueil téléphonique
  • Suivi de l’état du parc informatique (ordinateur, écrans etc.) et gestion du renouvellement en lien avec les services SI du groupe

Gestion administrative & Administration du personnel

  • Gestion de l’Onboarding + Offboarding des collaborateurs
  • Mise à jour des données administratives de l’entreprise
  • Gestion de la flotte de véhicules de fonction
  • Préparation des paies avec les services du groupe (incluant le suivi des congés/RTT/absences des collaborateurs)
  • Préparation des commandes de titres restaurant
  • Suivi et organisation des visites médicales

Autres responsabilités :

  • Organisation de petits déjeuners/ réunions d’équipes
  • Participation à l’organisation d’évènements internes et externes

Poste à pourvoir en CDD dès que possible.

Profil

Maintenant, parlons de vous...

Vous avez une formation (Bac+2/3) en Comptabilité, Gestion administrative ou Gestion d’entreprise avec une expérience de 3/4 ans sur des postes similaires. Vous savez réaliser de la facturation client et fournisseurs.

Les savoirs et savoir-faire :

  • Connaissance de base des principes de facturation et de comptabilité (accompagnement possible à l’utilisation de la plateforme Microsoft Dynamics à la prise de poste par les experts du groupe)
  • Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel etc..) et appétence pour les outils digitaux (plateformes)
  • Compréhension de l’information et la mettre en application

Les savoir-être :

  • Polyvalence et proactivité
  • Bonne humeur et esprit d’équipe
  • Organisation, rigueur et fiabilité
  • Discrétion, respect de la confidentialité
  • Capacités à bien gérer les priorités
  • Curiosité d’esprit, envie d’apprendre et autonomie

Compétences

administration du personnel
paie
administratif
évènement